Sosyal Politika, Cinsiyet Kimliği ve Cinsel Yönelim Çalışmaları Derneği (SPoD) İstanbul’daki ofisinde görevlendirilmek üzere Ofis Sorumlusu arıyor. Son başvuru tarihi 25 Haziran 2018, saat 18.00’e kadar.
Aranan Nitelikler:
- Lise mezunu veya Meslek Yüksek Okulları’nın büro yönetimi ve sekreterlik veya diğer ilgili bölümlerinden mezun veya bu alanda deneyim sahibi olmak
- Tercihen İngilizce biliyor olmak
- Microsoft Office programlarını kullanabiliyor olmak
- Dikkatli çalışma ve detaylara özen gösterme becerisi
- Güçlü iletişim yeteneğine sahip olmak
- Tercihen ofis ekipmanları (bilgisayarlar ve yazıcılar dâhil) üzerine teknik destek verebilme becerisi
Adayların fotoğrafsız Türkçe özgeçmişlerini konu satırında “Ofis Sorumlusu Başvuru” yazarak [email protected] adresine e-posta göndermelerini gerekiyor.
Görev Tanımı:
ÜNVANI
Ofis Sorumlusu
BÖLÜMÜ
İdare/Finans
SORUMLU OLDUĞU KİŞİ
Yönetim Kurulu/Genel Koordinatör
HAFTALIK ÇALIŞMA SAATİ
40
İŞİN KAPSAMLI AMACI
SPoD’un idari işlemlerinin düzgün işleyişine katkıda bulunmak, ofisin ziyaretçi trafiğini düzenlemek ve ofis sürdürülebilirliğini sağlamak.
ANA GÖREVLER:
- İletişim
- Ofisin hafta içi 09.00-18.00 saatleri arasında açık ve arayan herkes tarafından erişilebilir olmasını sağlamak; gelen ziyaretçileri karşılamak, ilgili kişilere yönlendirmek,
- Derneğe gelen telefonları yanıtlamak,
- Gelen mektup, faks ve e-postalara cevap vermek, yönlendirilmesi gerekli olanları ilgili çalışanlara, gönüllü koordinatörlere ya da Genel Koordinatör’e göndermek,
- İlgili çalışanlar tarafından hazırlanmış posta ve kargo ve genel postanın gönderimini yapmak,
- Karar defterinin takibini temiz ve düzenli yapmak,
- Dernekler masası ile ilgili bütün işlemlerin takibini yapmak.
- Ofis Sürdürülebilirliği
- Ofis alt yapısının düzgün bir şekilde işlemesini sağlamak,
- Ofisteki tüm ekipmanın her zaman kullanılır durumda olmasını sağlamak,
- Ofise gerekli malzeme teminini sağlamak,
- Ofisin düzenli ve temiz tutulmasını sağlamak,
- Ofis kütüphanesindeki yayınların envanterini tutmak,
- Genel toplantıların (YK, genel üye top. vb.) organizasyonuna yardımcı olmak, katılımcıların otel ve uçak ayarlamalarını yapmak.
Ana Beceriler
İletişim:
İyi anlamda Türkçe yazmak ve konuşmak*
Barışçıl, açık ve şeffaf bir iletişimden yana olmak
İngilizce iletişim ve konuşma becerisi (tercihen)
Ofis Sürdürülebilirliği:
Sonuca odaklı, pratik çalışma becerisi
Bilgisayar ve diğer ofis ekipmanları hakkında teknik bilgi
Kendi işini planlamak ve organize etmek konusunda deneyimli
Diğer:
SPoD’un ilke, değer ve iç politika belgelerini anlamak ve bunlara bağlı olmak
MS Office ürünlerini iyi derecede bilmek
Gerektiğinde yeni bilgi ve becerileri kısa bir sürede edinmek için yeterli açıklık ve esnekliğe sahip olmak
*Dernekler Masası ile zaruri iletişimimizden dolayı Türkçe’ye hakim olmak öncelediğimiz bir durumdur.
Kaynak: Sivilalan