Sıkça Sorulan Sorular

Medeni Kanun’un 84 ve 85. maddelerinde yönetim kurulu oluşumu ve görevleri düzenlenmiştir. Yönetim kurulu, aksi tüzükte belirtilmemişse, beş asıl ve beş yedek üyeden oluşur. Bu asgari olarak belirtilmiş sayının dernek tüzüğüyle artırılması mümkündür. Yönetim kurulu üyeliği seçimle başlar ve üyelik döneminin sona ermesine dek sürer. Yönetim kuruluna seçilen üyelerin, bu seçimi açık ya da örtülü olarak kabul etmeleriyle yönetim kurulu üyeliği görev ve yetkileri işlemeye başlar. Üyeler, yönetim kurulu üyeliğini kabul etmeye zorlanamazlar. Yönetim kurulu üyeliğinin ne kadar süreceği genellikle dernek tüzüğünde belirtilir. Genel olarak bu aralık, iki genel kurul dönemi arasındaki süre kadardır. Üyeliğin sona ermesi genellikle bu sürenin dolmasıyla gerçekleşir. Fakat, bu süre dolmadan da derneğin sona ermesi, görevden ayrılma (istifa), görevden alınma (azil), tüzükte belirtilen şartların gerçekleşmesi (üst üste üç toplantıya katılmama) gibi durumlarda olanaklıdır.

Evet, nihai finansal rapor için bir şablon (Ek G / Ek VI) bulunmaktadır. Belgeye buradan ulaşabilirsiniz.

Proje yönetimi açısından izleme, proje hedeflerine ulaşmak konusunda verimlilik ve etkililiği tespit etmeye yönelik yönetimsel bir faaliyettir. 

Başka bir deyişle izleme, yürütülen bir projenin ilerlemesini uygulama yöntemleri, kaynak kullanımı ve sonuçlara ulaşılması açısından analiz etmek için belirlenen göstergeler hakkında sistematik olarak veri toplama işlevi ve sürecidir. İzleme, bir projenin ilerlemesini ölçmek için girdilere, faaliyetlere, çıktılara ve sonuçlara odaklanır.

Değerlendirme ise temel olarak projenin başarısının ölçüldüğü aşamadır. Değerlendirme ile projenin başarısı projenin hedef seviyelerine bağlı olan çeşitli kriterler kapsamında ölçülmektedir.

Yani değerlendirme, devam eden veya tamamlanmış bir projenin tasarımı, uygulaması ve ulaştığı sonuçlar açısından derinlemesine ve sistematik bir şekilde değerlendirme işlevi ve sürecidir. Değerlendirme süreci özellikle “uygunluk/İlgi - relevance”, verimlilik - efficiency”, “etkinlik - effectiveness”, etki - impact” ve sürdürülebilirlik - sustainability” gibi tanımlanmış kriterlere göre gerçekleştirilir.

Bu konuda daha fazla bilgiye aşağıdaki kaynaklardan ulaşabilirsiniz;

• STOK Öğrenim Platformunda yer alan “Herkes Plan Sever” öğrenim modülü,
• “Proje Döngüsü Yönetimi ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı”, Dr. Faruk Cengiz Tekindağ, STGM, 2015,
• UNFPA-STGM Ortak Eğitimleri Proje Planlamasında Temel Kavramlar Videosu,

• UNFPA-STGM Ortak Eğitimleri Proje Planlaması ve Yönetiminde Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Sonuç Odaklı Yönetim Videosu,

• Projelerde İzleme ve Değerlendirme, Sunay Demircan.
• AB Kaynaklı Proje Ve Programların İzleme ve Değerlendirmesi. Uzmanlık Tezi, Serdar Öztürk, ABGS, 2004
• Proje Döngüsü Yönetimi I, Nurhan Yentürk - Yiğit Aksakoğlu.Bilgi Üniversitesi, 2006
• Guidelines on Linking Planning/Programming, Monitoring and Evaluation (İngilizce) European Commission, DG NEAR, 2016
• M&E A Self Guide Mini Course (İngilizce) 2020

Dernek yönetim ve denetim kurulu üyelerinin, üye bulundukları derneklerde sigortalı olarak çalışmaları 2019 yılı öncesine kadar hukuken mümkün değildi. 2019 senesinde ise, Sosyal Güvenlik Kurumu’nun Sigortalılık İşlemlerindeki Değişikliklerle ilgili 24.04.2019 tarihli ve 2019/9 sayılı genelgesi ile, 22.2.2013 tarihli ve 2013/11 sayılı genelgede değişiklik yapılarak, dernek başkanları ile, dernek yönetim ve denetim kurulu üyelerinin dernek içerisinde mevcut rolleri dışında, iş sözleşmesi ile üçüncü şahısların yapabilecekleri işleri yapması durumunda sigortalı sayılmasına olanak verildi. 

Burada dikkat edilmesi gereken nokta kişinin yapacağı işin niteliği ve iş sözleşmesi olacaktır. İş sözleşmesinin konusu olan iş, kişilerin yönetim ya da denetim kurulu üyelikleri kapsamında gerçekleştirecekleri işlerden farklı bir niteliğe sahip olmalıdır. 

Örneğin, dernek yönetim kurulu üyesi olan (A)’nın dernek içerisinde aynı zamanda sosyal medya uzmanı olarak çalışmak istemesi durumunda, kendisi ile bu kapsamda bir iş sözleşmesinin imzalanmasını takiben dernekte SGK’lı olarak çalışmasını engelleyen bir durum yoktur.

Bütün bunların yanı sıra, bu gibi durumlarda dernek olarak bir hibe alım sürecine dahil olmayı düşünüyorsanız, herhangi bir çıkar çatışmasını engellemek amacı ile, yönetim ve denetim kurulu üyelerinin dernek içerisinde SGK’lı çalışması durumunda ne gibi şartlara tabi olacaklarını belirlediğiniz (maaş koşulları, toplantılara dahil olma vs.) bir yönetim kurulu kararı almanız ve dernek iç işleyişini oluşturmanız, hem hibe süreci hem de şeffaflık açısından sizi koruyucu bir adım olacaktır. 

İlave ön finansman ödemesi (further pre-financing payments) talebinde bulunabilmek için, faydalanıcının ilk ön finansman ödemesinin (initial pre-financing payment) %70'ini harcamış olması gerekir. 

Sözleşmelerin eki olan Genel Koşullar Madde 15.3'te belirtildiği üzere, faydalanıcı, ödeme talepleri için 'Ek 5 - Hibe Sözleşmesi için Ödeme Talebi (Payment Request for Grant Contract)' şablonunu kullanmalıdır. 

Faydalanıcı, ilave ön finansman ödeme (further pre-financing payment) talebi için aşağıdaki belge ve bilgilerin elektronik ve basılı kopyalarını 'Hibe Sözleşmesi için Ödeme Talebi' (Payment Request for Grant Contract) yazısı ile birlikte ibraz etmelidir:

• Ara teknik rapor (ekleri ve destekleyici belgeleri ile birlikte) ve ara finansal rapor,
• Sonraki raporlama dönemi için bir tahmini bütçe, 
• Harcama doğrulama raporu (Hibe 100.000 Avrodan fazla ve Özel Koşullar-Special Conditions- Madde 5.2’de belirtilmiş olan kontratlarda),
• Ayrıntılı harcama listesi (harcamaların dökümü).

"İlave ön finansman ödemesi (further pre-financing payments)" talebi için kullanılacak Hibe Sözleşmesi Ödeme Talebi (Payment Request for Grant Contract) şablonuna buradan ulaşılabilir.

Bakiye ödemesinin (payment of balance) alınması için, faydalanıcı 'Hibe Sözleşmesi için Ödeme Talebi' (Payment Request for Grant Contract) yazısı ile birlikte aşağıdaki belge ve bilgilerin elektronik ve basılı kopyalarını sunmalıdır;

• Nihai teknik rapor (ekleri ve destekleyici belgeleri ile birlikte) ve nihai finansal rapor. Hem nihai teknik rapor hem de nihai finansal rapor tüm proje dönemini kapsamalı,
• Harcama doğrulama raporu (hibe 100.000 Avrodan fazla veya Genel Koşullar (General Conditions) Madde 15.7’ye istinaden özel koşullar (Special Conditions) Madde 5.2’de belirtilmiş ise) ,
• Proje döneminin tamamını kapsayan detaylı harcama listesi (harcamaların ayrıntılı dökümü),
• Nihai rapor ile birlikte tüm belgelerin, yayınların, görünürlük materyallerinin, vb. örnek basılı kopyaları,
• Mülkiyet aktarımlarının ispatı -Proof of transfers of Ownerships- (Ek IX'daki şablon ile). Aktarımların ispatına dair belgelerin kopyalarının da Ek IX’a eklenmesi gerekir. Proje metninde (DoA) belirtilmemiş ve ekipman mülkiyetinin faydalanıcıda kalması halinde, "Onay için gerekçe mektubu – Justification Letter” hazırlanıp sunulmalıdır. Gerekçe mektubunun örneğine buradan ulaşabilirsiniz.

"Ödeme bakiyesi (payment of balance)" talebi için Hibe Sözleşmesi Ödeme Talebi örneğine buradan ulaşılabilir.

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız

Temelde bir sivil toplum örgütü, iletişim çalışmalarıyla aşağıdakilerin birini ya da daha fazlasını
etkin ve etkili bir şekilde gerçekleştirmeye çalışır.

• Farkındalık
• Görünürlük
• İş birliği
• Savunuculuk
• Tanıtım
• Yaygınlaştırma

İletişim stratejisi oluştururken neler önemlidir, hangi araçlar nasıl kullanılır, stratejinin başarısı nasıl ölçülür gibi detaylı bilgilere “Sivil Düşün İletişim Stratejisi ve Araçları Rehberi” nden ulaşılabilir.

Uygun maliyetler, tüm uygunluk kriterlerini aynı anda karşılayan ve Genel Koşullar Madde 14.10’da belirtilen uygun olmayan maliyetler kategorisine girmeyen ve faydalanıcı tarafından tahakkuk ettirilen gerçek maliyetlerdir. Maliyetler, projenin uygulama süresi içinde gerçekleştirilmeli ve yine proje uygulama süresi içinde yürütülen faaliyetlerle ilgili olmalıdır.

Uygun kabul edilebilmek için, maliyetlerin faydalanıcılar tarafından gerçekten tahakkuk ettirilmesi ve Sözleşme Makamı ile yapılan sözleşmeye taraf olan bir örgüt (koordinatör veya eş faydalanıcı) tarafından doğrudan ödenmesi gereken bir meblağ olması gerekir.

Koordinatör örgüt, denetim ve uygun iç düzenlemeler yoluyla eş faydalanıcılar ve bağlı kuruluşların yapmış olduğu harcamaların uygunluk kriterlerine bağlı olmasını sağlamalıdır. 

Raporlarda ilk bakışta uygun görülebilecek maliyetler, Genel Koşullar Madde 16 uyarınca gerçekleştirilecek bir denetim veya maliyet doğrulaması sonrasında Sözleşme Makamı tarafından uygun görülmeyen maliyet olarak da kabul edilebilir.

Koordinatör örgütün, projenin tamamı için esas sorumluluğu (mali sorumluluk da dahil) taşıdığını ve uygun olmadığı belirlenen her maliyeti Sözleşme Makamına geri ödemesi gerektiği de unutulmamalıdır (bkz. Genel Koşullar Madde 18).

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız

Üye kayıt, evrak kayıt, karar ve işletme defterleri dernekler için gerekli defterler arasındadır. Dernekler için bu defterlerin tutulması zorunludur. Bu defterler ya Sivil Toplumla İlişkiler İl Müdürlüklerinde ya da noterlerde tasdik ettirilebilir. Ayrıca tutulması zorunlu olmamakla birlikte demirbaş defteri ve alındı belgesi kayıt defteri de tutulabilecek defterler arasındadır.

Hazır satın alınmış ciltli defterler yerine A4 sayfalarından kendinizin oluşturabileceği defterleri de kullanabilir ve bu defterleri onaylatabilirsiniz. Bunların onayı için  noter kullanılmalıdır. Defterlerin geçerliliği anlamında nereye onaylatıldıklarının bir farkı yoktur. Onay işlemleri için Sivil Toplumla İlişkiler İl Müdürlüklerinde ücret ödenmez fakat noterde bu işlemler için ücret alınır.

Defter tutma gereklilikleri ile ilgili daha fazla bilgi için lütfen T.C. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün web sitesine bakınız.

Evet, STGM’nin daha önce yürütmüş olduğu bir projenin uygulama planına örnek olması açısından buradan (İngilizce) ulaşabilirsiniz.

Hayır. Maliyetler projenin uygulama süresi içinde gerçekleştirilen faaliyetlerle ilgili olmalı ve bunlardan kaynaklanmalıdır. Ancak, sözleşmeler üzerinde doğan maliyetler için sözleşme oluşturma süreci ve prosedürleri, sözleşmenin eki olan Ek IV (satın alma) kurallarına uygun olarak, uygulama dönemi başlamadan önce başlatılabilir. Buna göre, örneğin proje başlar başlamaz harekete geçmek için proje başlamadan önce satın alma sözleşmesi imzalanmasına izin verilir. Ancak, uygun maliyet olarak kabul edilebilmesi için ilgili maliyetlerin projenin uygulama süresi boyunca gerçekleşmesi (yani tahakkuk ettirilmesi) gerekir.

Örneğin: 

01/01/2021 de başlayacak proje kapsamında,  ofis kiralama sözleşmesi 15/12/2020’de imzalanabilir. Ama sözleşme ve kiralama bedeli sadece 01/01/2021’den itibaren geçerli olacaktır.

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız

Yönetim kurulu karar defteri, yönetim kurulu kararlarının yazıldığı defterdir. Bu deftere sadece asil üyeler imza atmalıdır. Karar defterine, asil üyenin yerine toplantıya katılmış bir yedek üye imza atmamalıdır. Kararlar deftere yazılırken, başlıklar düzgün bir şekilde belirtilmelidir. Aynı kalem ve el yazısıyla kararlar yazılmalıdır. Bir karar birden fazla sayfa sürebilir. Fakat her kararın hemen altına, boşluk bırakmadan imzalar atılmalıdır. Eğer geçmiş kararlarda, metin ve imzalar arasında boşluk varsa bu boşluklar çizgiyle kapatılmalıdır. Karar defterine, alınan her karar yazılabilir. Hayata geçirilip, geçirilmemesi önemli değildir. Karar defterinin boş olması, bir dernek için iyi bir görünüm değildir.

Karar defteri formatında, kararın numarası, tarihi, gündem maddeleri ve katılımcılar bulunur. Karar defteri ciltli bir defter yerine A4 sayfaları olarak onaylatılarak da kullanılabilir.

Defter tutma gereklilikleri ile ilgili daha fazla bilgi için lütfen T.C. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün web sitesine bakınız.

Örnek bir proje takvimine buradan ulaşılabilir. Bu takvim örneği ihtiyaçlara göre revize edilebilir.

Maliyetlerin projenin uygulama süresi içinde gerçekleştirilen faaliyetlerle ilgili olması ve bu faaliyetlerden kaynaklanması gerektiği unutulmamalıdır. Projenin uygulama döneminden sonra ortaya çıkabilecek harcama doğrulaması, denetim ve projenin nihai değerlendirmesi de dahil olmak üzere nihai raporlarla ilgili maliyetler için bir istisna yapılır. Bu maliyet (500 Avronun üzerindeki tutarlar) nihai mali raporda (Ek G/ Ek VI) yer alan "Nihai finansman kaynakları - Final sources of funding " belgesindeki "Bekleyen ödemeler listesinde - The list of pending payments " açık bir şekilde gösterilmelidir. Listede şu  ayrıntılar verilmelidir: Tedarikçinin adı, sözleşmenin amacı (nihai denetim, etki izleme,...), Avro olarak tutarı, vade tarihi, referans belgesi (fatura/sözleşme tarihi ve numarası), açıklama ve yorumlar (neden hala ödenmemiş?).

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız

Derneğe üye olan kişiler dernek kayıt defterine işlenir. Derneğe üyelerinin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu defterde yer alır. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları da bu deftere işlenebilir. Dernek yönetim kurulunun üyelik kararı aldığı tarih, üyeliklerin başlangıç tarihi olarak yazılmalıdır.

Üye kayıt defterinin güncel olarak tutulması tavsiye edilir. Denetlemelerde incelenen bir defter olduğu için güncel tutulması, dernek açısından önem taşır.

Defter tutma gereklilikleri ile ilgili daha fazla bilgi için lütfen T.C. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün web sitesine bakınız.

Uzman veya danışmanlardan alınacak hizmetlerde kullanabileceğiniz örnek bir sözleşmeye buradan ulaşabilirsiniz. Siz bu dokümanın içeriğini ihtiyacınıza göre revize edebilirsiniz.

İşletme defterine dönem başında derneğin sahip olduğu para yazılır. Dönem boyunca gelir ve giderler işletme defterine işlenir. Dönem sonunda gelir ve giderler arasındaki fark, derneğin banka hesabında ya da kasasında bulunmalıdır. Eğer derneğinizin yıllık geliri 600.000 lirayı geçiyorsa yevmiye kebir defteri tutmalıdır. Kamu yararına dernekler bilanço esasına göre defter yani 1.sınıf defter tutmalıdır.

Defter tutma gereklilikleri ile ilgili daha fazla bilgi için lütfen T.C. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün web sitesine bakınız.

Doğrudan maliyetler, projenin gerçekleştirilmesiyle doğrudan bağlantılı olan projeye özgü maliyetlerdir. Doğrudan maliyetler, somut destekleyici belgelerin kanıt olarak sunulması gereken tanımlanabilir ve doğrulanabilir maliyetler olmalıdır. Bunlar, projenin uygulanmasıyla kesin şekilde ilgili giderlerdir ve sadece proje uygulanması sonucu ortaya çıkar.

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız

STGM’nin projelerinde kullandığı Uzman/Eğitim/Danışman rapor formatına  buradan ulaşılabilir.

Dolaylı uygun maliyetler projenin gerçekleştirilmesi ile doğrudan bağlantılı maliyetler olarak tanımlanamaz. Dolaylı maliyetler, bütçenin diğer başlıklarında yer alan uygun doğrudan maliyetleri içermeyebilir. Bunlar esas olarak faydalanıcının idari giderlerinin (overheads)  küçük bir kısmını temsil eder. İdari giderler (overheads), faydalanıcı kuruluşun çeşitli faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde idari, teknik ve lojistik türde yapısal ve destekleyici maliyetlerin tamamını oluşturur.

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız