STÖ’ler için Bir Kurumsal Gelişim Modeli “BİRLİKTE”

Sivil alandaki deneyimimize dayanarak tasarladığımız ve ilk dönemini 2017-2020 yılları arasında uyguladığımız BİRLİKTE Destek Programı için geliştirip uyguladığımız "Kurumsal Gelişim Modeli”ni yakın bir zaman öncesinde yeniden güncelledik ve yeni dönem katılımcılarıyla uygulamaya başladık. 

Uzun süredir devam eden bu yolculuğun ilk döneminde geliştirdiğimiz kurumsal gelişim modelinin yeni uygulama döneminde neden ve hangi ihtiyaçlarla güncellendiğini, hazırlık sürecimizi bu alanda çalışma yürüten özneler için fikir ve ilham vermesi hedefiyle kaleme aldık.

Neden güncellemeye ihtiyaç duyduk? Güncellemeyi nasıl yaptık? Neleri dikkate aldık? 

Yönetim modelleri açısından genel olarak bakıldığında model tasarlamak zor ve uzun bir süreç. Bu zorluğun sebeplerini kısaca şu konulara bağlayabiliriz; bunlardan ilki modeli tasarlayacak tarafın modeli kullanacak kitleyi iyi tanıması, kültürünü ve yönetim ihtiyaçlarını detaylı olarak bilmesi. İkinci konu ise modelin uygulanacağı alan ve sektörün çok iyi bilinmesi ihtiyacı. 

Bu konuyu biraz daha açmak istersek; model kamu sektöründe kullanılacaksa bu alana özgü, özel sektörde kullanılacaksa bu sektöre has, sivil toplum alanında kullanılacaksa buna yönelik hassasiyetleri modelin gözetmesi gerekir. En son olarak da hedef kitle ve sektör iyi bilinse bile modeli hazırlayacak ekibin yönetim konusuna hakim olması gerekir. Böylece hedef kitle ve sektör için en uygun ve gelişimi destekleyecek model çerçevesi çizilir. 

2018 yılında BİRLİKTE Programı kapsamında Kurumsal Gelişim Modeli’ni hazırlarken bu üç konuya özellikle özen gösterdik. Yıllardır hizmet verdiğimiz hak temelli çalışan sivil toplum örgütlerinin kültür ve ihtiyaçlarını modelin tasarımında tekrar tekrar ele aldık. Buna ek olarak Türkiye’de sivil toplum alanının yaşadığı zorluk ve sıkıntıları, var olan önyargıları da göz önünde bulundurduk. 

Örneğin sivil toplum alanında proje dışında kaynak geliştirmenin zorluğunu temel alarak modelde bir bölüm hazırladık. Yine güçlü bir sivil toplum örgütü için katılımcılığın fark yarattığını görerek yönetişim bölümü hazırladık. Bu modelin gelişiminde yönetim konusunu çok iyi bilen uzmanlarla, örgütleri ve sektörü iyi tanıyan uzmanlar bir araya getirdik. İlk pilot çalışmayı ise BİRLİKTE örgütlerinden ilkinde tüm mentor ekibinin katılımıyla gerçekleştirdik. Modeli ise  aşağıda göreceğiniz yapıda standartlaştırdık. 

STGM ve alanındaki pek çok uzmanın yıllara dayanan deneyimini barındıran bir model

Standartlaştırmadan sonra beş mentorle birikte, modeli 42 örgütte uygulamak üzere saha çalışmaları gerçekleştirdik. Bu kurumsal gelişim modelini 2,5 sene boyunca kullandık Mentorlardan ve örgütlerden gelen geri bildirimlerle ise modelin örgütler, sivil alanın bütünü ve yönetim çerçevesi açısından uygunluğu gözden geçirdik.  Programı ise 2020 yılında bütün bu öğrenmelerin arşivlenmesi ile kapattık.

2022 yılında BİRLİKTE Programı’nın devamının olması iki avantajı da beraberinde getirdi. Örgütler ve sivil toplum için daha önce yapılan öğrenmelerin sahaya aktarılması fırsatı ve daha önce BİRLİKTE programında büyük emeklerle geliştirilmiş, denenmiş ve faydası tespit edilmiş bir yönetim modelinin daha da iyisini geliştirme fırsatı. 

Böylece daha önce BİRLİKTE programında  fark edilen alanın değişen ihtiyaçlarını bu yeni modele titizlikle yansıtmak üzere çalışmalara başladık. Çalışmalar tüm ekibin katılımıyla ve  belli teknik konularda dış uzmanlardan destek alarak yaklaşık altı aya yayılan bir sürede gerçekleştirdik. Modele onlarca kişinin ve yılların deneyiminin aktarılmasını ise bu şekilde sağlamış olduk. Modelin tamamını gözden geçirdik ve  sivil toplumun ve örgütlerin özellikle üyelik, çalışanlar ve gönüllüler, dijitalleşme, izleme ve değerlendirme konularındaki  ihtiyaçlarını gözeterek  modeli yeniden tasarladık. 

Örgütlerin tabanını oluşturan önemli paydaşlardan biri olan üyeler ve onlar için tasarlanması gereken sistemleri üyelik bölümünde ele aldıkı. Sivil toplumda çalışanların örgüt içinde haklarına erişmesi ve iyi geliştirilmiş insan kaynakları politikalarıyla sürüdürülebilirliklerinin sağlanması için bu başlık daha da geliştirdik. Dünyadaki gelişmelerden yapılan öğrenme ve örgütlerin ihtiyacı doğrultusunda dijitalleşme bölümü ekledik. İzleme, değerlendirme ve öğrenme ise bir sistem mantığıyla, bütünsel bir şekilde nasıl ele alınabilir sorusuyla yeniden tasarladık.

Toplumsal cinsiyet eşitliği perspektifini modele entegre ettik

Güncellenme sürecindeki bir diğer önemli yenilik, toplumsal cinsiyet eşitliği perspektifinin modele entegrasyonu oldu. BİRLİKTE Programı'nın hedefleri ve yaklaşımıyla uyumlu olarak, toplumsal cinsiyet eşitliğini modelde izole bir başlık olarak değil bütün alanları kesen temel bir konu olarak ele aldık. Böylece, toplumsal cinsiyet eşitliğinin yönetişimden üyeliğe, çalışma alanından iletişime tüm alanlarda incelikle ve derinlikle irdelemesi  gereken temel bir mesele olduğu vurguladık.
Bu bilgiler ışığında modelin alameti farikası şunlar oldu; 

Modelin avantajları ve zorlayan tarafları neler?

Yönetim, hitap ettiği paydaşlarıyla çok yönlü, dayandığı değerleriyle belli bir felsefesi olan ve pek çok alanı sistemsel olarak ele alan bir mesele. İyi yapıldığında sanata benzetilmesi bundan kaynaklanıyor; hem iyi sistemlerle hem de iyi bir felsefi derinlikle yapılması yönetimi sanat haline getiriyor. Yönetimin bu çok paydaşlı, sistemsel ve felsefi olan özelliklerini bir kontrol listesi ile karşılamak mümkün değil. Bütün bunları bütünsel olarak ele alan bir modele ihtiyaç duyulmakta. 

Böyle bir model kullanıldığında kurumlar belli bir felsefi derinliği olan, daha olgun bir kurum kültürüne doğru yol alabiliyor. Felsefi derinlik iyi anlaşılmadığında kurulan sistemlerin uygulanmasında aksaklıklar yaşanabiliyor. Yumurta tavuk ilişkisinde olduğu gibi, sistemler olmadan da felsefe yaşama geçeceği alanları bulamıyor. Bunun sonucunda da paydaşlar için yaratılması gereken etki ve değişim ortaya çıkmıyor. 

Örneğin “çalışan katılımı” bir felsefe ise bu katılımın ete kemiğe bürüneceği katılım mekanizmaları (toplantılarda herkese eşit söz hakkı verilmesi, ilgili kararlarda çalışanlara danışılacak ortamların oluşturulması, öneri ve şikayetlerin alındığı ortamların oluşturulması gibi) yaratmak işin sistem boyutu. Çalışan katılımı felsefesi ve mekanizmaların oturmadığı bir kurumda paydaş olarak pek çok taraf, çalışan, hedef kitle, üye, gönüllü gibi, olumsuz etkileniyor. Bu nedenle modeller kurumların daha iyi yönetmesine ve sürdürülebilir olmasına önemli bir katkı sağlıyor. 

Değişim süreci için 6 ilke

Sivil alanın temel aktörleri olan örgütler için ilke ve değerlerle çalışmak önemli. Tam da bu nedenle, BİRLİKTE’de oluşturduğumuz model de arzu edilen değişim sürecini köklü bir şekilde gerçekleştirebilmek için bazı temel ilkelerden referans alıyor. Modelin dayandığı 6 ilke bulunuyor; fayda yaratma, katılımcılık, sürdürülebilirlik, ayrımcılığın önlenmesi ve eşitlik, şeffaflık ve hesap verebilirlik. Bu ilke ve değerleri modelin bütününde anaakımlaştırarak uyguluyoruz.

Modellerin uygulayan tarafları zorlayan kısımları da var. Bunlardan ilki modelin felsefesinin, yani modelin dayandığı ilke ve değerlerin yeterince önceliklendirilmemesi  ya da felsefi derinliğinin bir anda oturtulması beklentisi. Katılımcılığı hayata geçirme konusunda zorluk yaşayan bir örgütün bir anda katılımcılığı oturması mümkün olmuyor. Felsefenin oturması yani kültür değişimi yıllara uzanan tutarlı ve sabırlı bir çaba gerektiriyor.

Bir diğer zorluk ise sistemlerle çalışma.  Gönüllü çalışma, aktivizm, hızlı ve refleksif olma gibi örgütlenme pratikleri zamanla büyüyen örgütlerin ihtiyaçlarına uygun sistem oluşturmalarını zorlaştırabiliyor. Bunların sonucunda bazı örgütler için sistemsiz  keyfi ve günlük çalışma, esnek ve yaratıcı çalışmakla karıştırılabiliyor. Bun nedenle örgütler pek çok açıdan fayda yaratan bir sistem kurmak istemeyebiliyor. Sistemlerin pek çok faydasından da kurum mahrum kalıyor. İşin kişiye bağlı olmaması, kurumsal gerçekçi yöntemlerin varlığı, kurumsal hafızanın oluşması, hata yapma olasılığını azalması, çalışan ve gönüllü motivasyonu, paydaşların ihtiyaçlarına odaklanması, şeffaf ve hesap verebilir olması gibi. Bu liste daha çok uzatılabilir.

Modeldeki öz değerlendirme yapısı örgütler için nasıl bir deneyim? 

Öz değerlendirmeyi kurumun bir modele göre, kurumun kendini değerlendirmesi olarak tanımlıyoruz. 

BİRLİKTE modeline göre de kurumlar ilk özdeğerlendirmesini 2023’ün Mart-Mayıs ayları arasında yaptı. Nasıl bir deneyim olduğunu en iyi onlar anlatır ama biz de kısaca gözlemlerimizi ifade edebiliriz. 

Kendini bilmek hayattaki en zor konulardan biri. Öz değerlendirme süresince BİRLİKTE’ye katılan örgütlerin dönüp kendilerine bakmaları, kendilerini bilmek doğrultusunda attıkları en önemli adım oldu. Günlük yaşamın koşturmasında durup biz ne yapıyoruz? nasıl yapıyoruz? ne sonuç elde etmişiz? diye sorma fırsatı bulamamış örgütlerimizin bu perspektifle bakması pek çok yönetsel konuda kendileriyle yüzleşmelerine sebep oldu. Bu yüzleşme iki türlü gerçekleşti. Bazen “hiç fena değilmişiz mutluluğu”, bazen de “o kadar da mükemmel değilmişiz farkındalığı”. 

Daha iyisi varmış yüzleşmesi kendi içinde bir inkarı da getirebiliyor. “Yoo biz iyiydik, nasıl bu durumda olabiliriz” şaşırması ilk evre. İkinci evre “olabilir, o kadar da mükemmel olmayabiliriz” kabullenmesi ve en nihayetinde “iyinin sonu yoktur, değişim ve paydaşlarımız için sürekli iyileştirmeliyiz” dinamizmi. Bu evreleri yakalamak için her sene başında öz değerlendirme ile mevcut durum analizi, yani kendini bilme çalışması ve ardından da  yıllık iyileştirme planları ile öncelikli olan iyileştirmelerin hayat geçirilmesi yapılmakta. Amaç örgüt var olduğu sürece bu çalışmaları yapsın ve sürdürülebilir olsun. Bir diğer söyleyişle yaşam ömrü uzasın, etkisi yüksek olsun. 

Süreçten öğrenme nasıl gerçekleşiyor?

Örgütler bu süreçten şunları öğreniyor denebilir:

• Kendine objektif olarak bakma
• Bir modelle yönetme
• Her yıl ve doğru konularda iyileştirme yapma
• Plan yapma ve planlı çalışma
• Sistemli çalışma
• Kurumsallaşma
• İlkelerin kurumsallaşma ve yönetim süreçlerindeki karşılıklarına bakma,
• Süreçlerin tamamında toplumsal cinsiyet anaakımlaştırma bakışıyla hareket etme,
• Paydaşlarını dinleme hatta ötesinde duyma
• Diğerinin sistemlerinden öğrenme

BİRLİKTE olarak biz ne öğreniyoruz?

• Kurumsal hibe sağlarken aynı zamanda öğrenen örgüt olmanın pratikleri ve gereklilikleri neler?
• Anaakımlaştırma ve sürdürülebilirlik konularında programda iyileştirmemiz gereken süreçler neler?
• Modelin önerdiği ilkelerde kendi dönüşümümüzü nasıl sağlayabiliriz?
• Türkiye’deki örgütlerin ihtiyaçları ne?
• Kültürleri nedir?
• Hangi alanlarda güçlüler?
• Hangi alanlarda iyileştirme potansiyelleri var?
• Dirençler nerelerde odaklanıyor?
• Hevesler nerelerde yoğunlaşıyor?
• Programı uygularken öğrendiklerimizi programı iyileştirmek için nasıl kullanabiliriz?
• Programda öğrendiklerimizle sivil alanın bütününe nasıl katkı sağlayabiliriz?

Bu yolculuk nasıl bir yolculuk?

Bu yolculuk “suyun taşa damlaması” gibi bir yolculuk. Sabırla, yıllar isteyen ama en sonunda taşın bile delinebildiği, inanılmaz değişimler yaratan bir yolculuk. O nedenle yolculuğun kendisi önemli, yolcu kalabilmeyi ve değeri buna atfedebilmeyi öğrenmek de önemli.

BİRLİKTE aslında örgütlerle çıktığımız derin ve uzun bir yolculuk, biz bu uzun yolculuğun ilk iki senesine eşlik ediyoruz, o yüzden kıymetli.