Sivil Sesler Festivali’nde Zor Zamanlarda Kurumsal Gelişim Atölyesi: Örgüt Deneyimleri

Şubat 2023’de ikinci uygulama dönemi başlayan BİRLİKTE Destek Programı katılımcısı 25 sivil toplum örgütüyle 1,5 seneyi aşkın bir süredir kurumsal gelişim çalışmaları yürütüyoruz. Bu çalışmalarda gerek örgüt temsilcileri gerekse program ekibi olarak büyük emek sarf ediyoruz ve önemli öğrenimler, deneyimler elde ediyoruz. Tüm bu çabalar dışsal koşullardan bağımsız gerçekleşmiyor elbette. Son dönemlerde giderek zorlaşan ve krizlerle kesişen bu dış koşullar örgüt içi çabalarımızda bizi yıldıramasa da enerjimizi önemli düzeyde tüketebiliyor. Öte yandan bu zorluklar bir yandan da yeni bir dayanıklılık, yeni bir güçlenme aracı da olabiliyor. Program ekibi olarak yaptığımız değerlendirmelerde bu zorlukları ve riskleri de bolca konuşuyor, kafa yoruyor, süreçleri kolaylaştıracak, tıkanan alanları açacak önlemleri almaya gayret ediyoruz. 

Bu arka plandan hareketle, kurumsal kapasite gelişimi için bir vesileyle emek sarf eden örgütlerde ne tür deneyimler yaşandı, yaşanıyor, bunu anlamak ve birbirimizin deneyimlerinden öğrenmek için 4-5 Ekim tarihlerinde gerçekleştirdiğimiz Sivil Sesler Festivali’nde bir atölye düzenledik. 

Toplam 27 örgütten 36 kişinin katıldığı atölyede, kurumsal hibeler ve kurumsal gelişim desteklerinin örgütlerin sürdürülebilirliğine katkılarını inceleyerek, bu desteklerin dış faktörlerden nasıl etkilendiği ve bu etkilerin nasıl azaltılabileceği üzerinde durduk. Katılımcı profilimiz ise kurumsal gelişim tecrübesi açısından farklı deneyim düzeylerine sahip olan örgütlerden oluşuyordu. Bu farklılık aslında konuyu farklı bakış açılarıyla irdelememize ve birbirimizden öğrenmemize de vesile oldu.

Kurumsal gelişimi nasıl anlıyoruz?

Atölyeye kurumsal gelişimden ne anladığımız, bizler için ne ifade ettiği sorusuyla başladık ve bu kavramın zihinlerde oluşturduğu çağrışımları bir kelime bulutuyla ifade ettik. Katılımcılar, kurumsal gelişimi ağırlık olarak şu yönleriyle tanımladı:

• Kurumsal kimlik ve yapı: Misyon ve vizyonu doğrultusunda bir kimlik altında uygun şekilde örgütlenmek, güçlü bir örgütsel veri yönetimi sistemi oluşturmak
• Sürdürülebilirlik ve aktarım: Kurumun bağımsız işleyebilmesi, kurumsal hafızayı ve sürekliliği sağlamak için süreçler geliştirmek, kurumsal sistemler oluşturmak
• İş birliği ve görünürlük: Paydaşlar ile etkileşim, hesap verebilirlik ve güvenilirlik sağlamak
• Risk yönetimi ve esneklik: Kriz dönemlerinde örgütsel hedefleri sürdürebilmek koruyabilmek ve bu dönemlere hazırlıklı olmak
• Üye, çalışan ve gönüllülerin iyilik hali: Örgüt insanlarını güçlendirmek, yetkin kılmak ve iyilik halini koruyabilmek,
• Etki yaratabilme: Örgütün hayalini ve hedeflerini gerçekleştirebilme gücü ve yetkinliği 

Kurumsal gelişimi zorlayan önemli etkenler: Dış faktörler

Daha sonra kurumsal gelişim süreçlerini şekillendiren ve zaman zaman da engelleyen dış faktörleri ele aldık. Katılımcılar siyasi dinamikler, kamuoyu tepkileri, kutuplaşma, toplumsal diyalog zemininin sarsılması, ekonomik istikrarsızlık, artan rekabet koşulları, savaş hali, doğal afetler ve benzeri kriz durumları, fon sağlayıcıların sivil topluma yaklaşımı gibi birçok faktörün bu süreçte ciddi zorluklar yarattığını anlattı.

Bu türden çeşitli zorluklar ile başa çıkarken örgütlerin farklı stratejiler geliştirmesi gerektiğini belirten katılımcılar, özellikle dayanıklılığı artırma yollarını da paylaştı. Örneğin, projelerini fon sağlayıcıların önceliklerine göre şekillendirmek zorunda kalan örgütler, bazen ana misyonlarından uzaklaşabiliyor. Ancak bu zorlukları proaktif bir şekilde yönetebilen örgütler dayanıklılıklarını artıran yenilikçi stratejiler geliştirebiliyor.

Kriz dönemlerinde hangi taktikleri uyguladık? Neler öğrendik?  

Atölyenin üçüncü odak konusu kriz anında ve zor dönemlerde kurumsal gelişim çalışmalarının işlevselliğini artırmak için örgütler tarafından kullanılan yöntemleri ve taktiklerdi. Örneklerle konuştuğumuz deneyimler şöyle: 

• Esneklik, adaptasyon ve dijitalleşme: Pandemi gibi kriz dönemlerinde faaliyetlerin hızla dijitalleşmesi ve çevik bir yaklaşımla yeni koşullara uyum sağlanmasının oldukça önemli.
• Kapsayıcı ve kolektif hareketin gücü: Kriz anlarında iş birliği örgütler arası dayanışma ve ortak hedeflere odaklanma ve özellikle akran öğrenmesi yoluyla birbirlerinden destek alma çok yararlı..
• İletişim stratejisi, hızlı etkileşim ve gönüllüleri mobilizasyonu: Örgüt içi ve dışı paydaşlarla güçlü bir iletişim ağı özellikle kriz anlarında kritik önemde. Özellikle gönüllü iletişimini ve ilişkilerini iyi yönetebilen örgütler zor zamanlarda hedef kitlelerine ulaşabilmekte görece daha az zorlanıyor.
• Risk analizi ve hazırlık: Krizlere hazırlıklı olma konusunda risk analizi çok önemli.
• Şeffaflık ve güvenilirlik: Kriz dönemlerinde güvenilir ve şeffaf bir kurum olabilme, destek ve fon bulmada önemli bir avantaj sağlıyor. Tam da bu nedenle bu konuda atılan kurumsal adımlar çok kadar anlamlı ve önemli.
• Kapsayıcılık: Örgütlerin daha kapsayıcı bir hale geldikçe, sınırlarını genişlettikçe ve faaliyetlerinde hak temelli bir perspektif benimsedikçe daha da güçlendikleri belirtildi.
• Destek programlarının yaklaşım ve esnekliği: Zor zamanlarda ve kriz durumlarında yararlanılan mali ya da teknik destek programlarının sağladığı esneklik çok önemli. Özellikle kurumsal hibeler örneğin pandemi, deprem gibi afet durumlarında örgütlere mali desteği ihtiyaçlarına göre şekillendirebilme açısından sağladığı özgürlük sağlıyor. 

Tüm zorluklara rağmen neden kurumsal gelişim?

Bu atölyede niyetimiz yaşanan zorluklarla beraber kurumsal gelişim çalışmalarının örgütlere ne kattığını anlamaya çalışmaktı. Bu bağlamda katılımcıların tartışma sorusuna verdikleri yanıtlardan aşağıdaki çıkarımları derledik. Bunlar elbette atölyede konuşulan tüm konuları, verilen örneklerin tamamını kapsamıyor ama bu kazanımların ortaklaştığı başlıklar açısından bize önemli bir fikir veriyor.

• Bir dış kolaylaştırıcı eşliğinde, belli yöntem ve araçlarla yürütülen kurumsal gelişim çalışmaları örgüt içerisinde sistemli ve planlı çalışma kültürüne önemli bir katkı sağlıyor. Dışarıdan bir gözün kolaylaştırıcılığı ve yapılandırılmış bir çalışma üzerinden ilerlemek örgütün çalışma motivasyonunu artırıyor.
• Kurumsal gelişim çalışmaları örgütlerin tanınırlığına ve hesap verebilirliklerine destek olarak daha geniş kitlelere erişimlerinin önünü açıyor. Örgüte olan güven artıyor, bu tüm paydaşlarla ve kamu ile ilişkilere de katkı sağlıyor.
• Örgütün kurumsal açıdan güçlenmesi, özgüvenini artırıyor, hem dış eylemlerinde hem de ilişkilenmelerinde cesaretlendirici bir etkisi oluyor.
• Örgüt için politikalarına katkı sağlıyor, daha derinlikli ve katılımcı bir şekilde ele alınmasına aracılık ediyor.
• Örgütün çalışanlarıyla ilişkilerinin yönetilmesine, örgüt içi esenliğe katkı sağlıyor. 
• Örgüt yönetişiminin iyileşmesine ve örgüt içi karar alma mekanizmalarının daha katılımcı bir şekilde ele alınmasına vesile oluyor. Örgüt içinde daha kolektif bir tartışma, karar alma, uygulama ve üretim zemini yaratıyor.
• Örgüt içindeki gelişim sürecinin sonu gelmeyen bir şey olduğunu fark etmeyi sağlıyor. Bu farkındalık örgütsel öğrenmenin önemini kavramaya aracılık ediyor. Uygulama süreçleri kadar izleme, değerlendirme ve öğrenme süreçlerine de kafa yormanın, emek harcamanın örgüte nasıl bir katkısı olduğunu deneyimleme olanağı sunuyor.

Bir sivil toplum örgütünün bir yandan ele aldığı toplumsal mesele ile uğraşırken bir yandan kendi kurumsal kapasitesine bakıp, bunu dert edinmesi, bu alana uzun vadeli yatırım yapması hiç kolay bir uğraş değil. Hem kaynak, hem motivasyon hem de kararlılık, hatta belki bazen de biraz inat gerektiriyor. Üstelik atölyede ele aldığımız dış koşullara bir de örgüt içi faktörler ekleniyor ki bunlar da genellikle hiç yabana atılır gibi olmuyor. Yine de tüm bu zorluklara rağmen ve aslında tam da bu zorluklardan hareketle, örgütsel kapasiteye ve güçlenmeye yatırım yapmak, bunun için emek sarf etmek anlamlı ve önemli. Tam da bu nedenle BİRLİKTE deneyimlemeye yılmadan devam diyoruz.