STÖ’ler için Bilgi Yönetimi Nasıl Planlanır?

Dünya hızla değişirken ve biz de STÖ’ler olarak hızla değişen dünyayı daha iyiye doğru değiştirmek isterken, bir araç olarak bilgiyi olumlu değişim için nasıl kullanabiliriz?[1] İşte bu soru STÖ’ler olarak hepimizin kendine sorması gereken en önemli soru.

Hak temelli de olsak, ihtiyaç temelli veya hayırseverlik odaklı da olsak, STÖ’ler olarak bizler, izlemeden savunuculuğa, kapasite geliştirme çalışmalarından, yardım ve desteklere kadar her türlü faaliyet alanında veri ve bilgiye ulaşıp, onları analiz edip kullandığımızda daha güçlü olduğumuzu ve hedeflediğimiz değişimi gerçekleştirebileceğimizi anladık.

Peki her çeşit örgüt, kurum ve kuruluş için kurum hafızasını oluşturmak ve bu hafızayı gelecek dönemlere aktarabilmek de önem taşımaz mı?

Gelişen teknolojilerle birlikte ortaya çıkan devasa bilgi yığınlarını sınıflayarak kontrol altına alıp erişebilir hale getiren ve bu yetiye sahip olan örgütler varlıklarını devam ettirebilirler. Bilginin sürekliliği, o örgütün sürekliliğinde düzenli gelir akışı, faaliyet sürekliliği, sistematik kaynak geliştirme, vb. bileşenler kadar hayati önem taşır.

Kurumsal hafıza için bilgi belge yönetimi

Bilgiyi bir sistematik içinde saklayıp, yani depolayıp, her an ulaşılabilir kılmak kurum hafızasının oluşmasını da sağlar. Yani bizim için bilgiyi belgeye ve materyale (video, ses kaydı vb) dönüştürmek kurum hafızasının oluşturulması ve aynı zamanda sürekliliğin sağlanabilmesi için elzemdir. 

İşte tüm bunlar göz önüne alındığında bir örgütün ihtiyacına uygun, etkin ve sistematik bir yaklaşıma sahip bilgi ve belge yönetiminin önemi ortaya çıkmaktadır.

Bilgi yönetimi “bir örgütün fikri varlıklarının oluşturulması, düzenlenmesi, erişimi ve kullanımıyla ilgili olan işbirlikçi ve bütünleşik bir yaklaşımdır[2]” olarak tanımlanabilir.

Örgüt olarak sürekliliğimizi sağlayabilmek için bilgiyi aktardığımız belge ve materyaller (formlar, örgüt içi ve kurumlar arası yazışmalar, kurum içi prosedürler ve politikalar, yine örgüt içi ve kurumlar arası raporlar, mali tablolar, faaliyet alanlarımız kapsamında ürettiğimiz videolar vb.) geniş bir yelpazede yer alır.

Şunu her zaman hatırlamamız da fayda var. Biz bilgi ve belgeleri bir sefer üretmiyoruz. Ürettiğimiz bilgi ve belgeleri birçok kez tekrar tekrar kullanıyoruz veya güncelliyoruz. İşte bu sebeple belge yönetimini de belgelerin ve materyallerin (video, animasyon vb) oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında rol alan uygulamalar olarak tanımlayabiliriz[3]. 

Örgüt olarak bilgi ve belgeleri en doğru şekilde kullanmak için kendi ihtiyaçlarımızı temel aldığımız bilgi ve belge yönetimi yaklaşımı bizlere birçok avantajlar sağlar. Örneğin;

• Karar vermede kolaylık
• Yasal destek ve yasal belge sağlama
• Yeni belgeler için referans olma
• Kurumsal verimliliği artırma
• Değerli dosyaları koruma
• Gereksiz belgelerin tekrar üretimini önleme
• Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama
• Kurumun tarihini ve hafızasını koruma[4] gibi.

Hesap verilebilirlik için bilgi belge yönetimi

Ayrıca belge ve materyaller hesap verilebilirliğin önemli anahtarlarından biridir ve biz, yani sivil alanda yer alan tüm aktörler, paydaşlarımız ve kamu önünde hesap verilebilirliğimizle var olduğumuzu biliriz.

Bilgi ve belgelerimizi kurumsal politikalarımız ışığında oluşturacağımız belge yönetimi politikası ve prosedürleriyle hem basılı hem de elektronik olarak saklayıp, kurum içi ilgililer tarafından ulaşılabilir kılmalıyız. Bu politika ve prosedürler oluşturulurken KVKK gibi yasal sorumluluklar ile birlikte örgütsel hiyerarşi, çalışanlar ve ilgili tüm paydaşların (yönetimi kurulu üyeleri, gönüllüler, denetleme kurulu üyeleri vb.) örgütsel yetki ve görevlerini de göz önüne alarak bilgi ve belgelere erişilebilirlik yetkisi dağılımını yapmayı unutmamalıyız.

Örneğin; örgütümüzün bir çalışanın bordrosuna ulaşıp, bordroyu görebilecek örgüt içi aktörler; Yönetim Kurulu Başkanı, Denetleme Kurulu Üyeleri, Genel Koordinatör/Sekreter/İdareci, Finans Uzmanı/Muhasebeci ve bordronun sahibi çalışanla sınırlı olabilir.

Bilgi belge yönetimi için birkaç faydalı araç

Bilgi ve belge yönetimi için Google Drive, Microsoft One-drive gibi ücretsiz ve erişilebilir dosya depolama uygulamaları bulunuyor. 

Bunların yanında iş akışları, otomasyon, doküman onayı gibi daha kurumsal ihtiyaçlara cevap veren uygulamalar da mevcut. Bu uygulamaların bazıları ücretsiz ve açık kaynaklı (free and open source software, FOSS) olarak sunuluyor ve uygulamaların kurulumu ve yönetimi kullanıcı tarafından sağlanıyor. Bu ücretsiz ve açık kaynaklı uygulamalar, küçük ekipler tarafından yürütülen örgütler yerine halihazırda belli bir ölçekte olan ya da büyüme sürecinde olan örgütlere uygun olabilir.

Bunlara bir örnek verecek olursak OpenDocMan isimli uygulamayı söyleyebiliriz. Bu tip uygulamalarla ilgili daha detaylı tanıtım bilgisi almak isteyenler için “Software Suggest” isimli web sitesinde “Fretty Francis” tarafından yazılmış Top 14 Free/Open Source Document Management System başlıklı blog yazısını tavsiye edebiliriz.
Yine STGM-UNFPA Ortak Eğitimleri kapsamında üretirken “Bilgi Yönetimi” isimli videoya da göz atabilirsiniz.

Ve son söz olarak, unutmayalım: Madem ki değişim istiyoruz, o halde bilgi ile daha güçlü oluruz.