Gönüllülük her şeye deva mı, gönüllülerle çalışmak bu kadar kolay mı?

Gönüllüler, örgütlü hayatın olmazsa olmazı ve örgütlerin belki en önemli unsurlarından biri. Sınırlı kaynaklar ve yapılacak işlerin çokluğunda, gönüllü emek su gibi imdadımıza yetişiyor. Örgüt ofisinin açık kalması, danışma hattına cevap verilmesi, hukuki/psikososyal destek, kampanyalar, festivaller, etkin bir sosyal medya, saha çalışmaları/araştırmalar gönüllülerle yürüttüğümüz veya yürütmeyi umduğumuz faaliyetler…

Ancak bu kritik insan unsuruna dair yeterince kafa yoruyor muyuz? bu önemli bir soru. Çoğunlukla örgütler olarak bu konuya hem gerektiği kadar önem vermiyoruz, hem de gönüllülerin çok fazla ihtiyaca deva olmasını bekliyoruz. Bazen gönüllülerle çalışmanın gönüllü kapımızı çaldığında başladığını düşünüyoruz ya da gönüllümüz olun diye bir davetin yeterli olduğunu sanıyoruz. Kimi zaman da örgütteki herkesin zihninde farklı bir karşılığı olan bir gönüllülük kavramıyla yol almaya çalışıyoruz.

Amma velakin gönüllülerle işbirliği yürütmek sandığımız veya umduğumuz kadar kolay olmayabilir. Gönüllüler, belki de bir örgütteki en çok titizlenilmesi, düşünülmesi gereken insan kaynağı.Çünkü üyemiz ve çalışanımız olmayan bir grupla amaç birliğiyle hareket edebilmeyi, misyonumuzu gerçekleştirirken birlikte yol almayı bekliyoruz. Ancak kim gelsin? neden gelsin? neden kalsın? ne kadar içerde ne kadar dışarda kalsın? hangi işin ucundan tutsun? gibi pek çok sorunun cevabı havada asılıyken bu muradımıza erişmemiz ne kadar da zor.

Gönüllerle çalışmak, gönüllülerle yan yana gelmeden önce planlanması ve tanımlanması gereken pek çok bileşene dayanıyor. Gönüllüyle yan yana geldiğimiz nokta ise tüm sürecin epey sonraki bir aşaması. Aşağıda görebileceğiniz modülde de yer verildiği üzere gönüllü tanımında netleşmek, ihtiyaçları doğru tanımlamak, oryantasyon, eğitim, geri bildirim süreçlerinin tasarlanması ve tüm bunların ruhunu verecek ilkelerin belirlenmesi gönüllü çağrısına bile çıkmadan önce netleştirmemiz gereken unsurlar. Bunların üzerinde yeterince düşünmeden gönüllerle çalışmaya niyet ettiğimizde gönüllü sürdürülebilirliği konusunda pek çok yol kazası yaşayabiliyoruz. Bu kazalar örgütlerimizi, gönüllüleri ve onların sivil toplumla kurduğu ilişkiyi de örseleyebiliyor. Burada kendi örgütümüz kadar sivil alanın özneleri olan gönüllülerin, haklarının, motivasyonlarının korunması sivil alanın tamamı için oldukça kritik. 

Biraz açacak olursak; ilkeler ve geri bildirim mekanizması tanımlanmadığında sorunları algılamak, müdahale etmek ve onarmak mümkün olmayabiliyor. Oryantasyon ve eğitim süreçleri iyi tasarlanmadığında gönüllüler ihtiyaç duydukları bilgi ve donanıma erişemeyebiliyorlar.  Tam da bu yüzden gönüllülerle bir araya gelmeden ekipçe epey kafa yormamız gerekiyor.

Bu noktada  ihtiyaçlar oldukça kritik bir işleve sahip. Pek çok konuda olduğu gibi gönüllülerle işbirliği yapmanın ve sürdürülebilir bir gönüllü programının bel kemiği de doğru tanımlanmış ihtiyaçlar. Ayrıca bu ihtiyaçlara dayanan gönüllü faaliyetlerin doğru, orantılı, adil şekilde tanımlanması sürecin açıklıkla ve sağlıklı sınırlarda yürütülmesi için oldukça önemli. Bu konuda STOK Kapasite Güçlendirme Programı kapsamında “Büyüyen Örgütler” başlığı altında “Gönüllülerle İlişkiler” başlığıyla hazırladığımız videolara veya Sivil Toplum Örgütlerinde Gönüllü Yönetimi için Temel Adımlar Rehberi’ne bakabilirsiniz. STGM’de bunu nasıl hayata geçirdiğimizi merak ederseniz de gönüllü politikamıza bakmanızı öneririz.

Peki, örgütümüzdeki herkes gönüllü mü?

Yukarıdaki başlıkların her biri gönüllülerle çalışmanın incelik ve özen gerektiren bileşenleri. Bunlara ek olarak doğru insanlara gönüllü olarak işaret etmek, örgütteki farklı pozisyon ve sorumlulukları ayrıştırarak gönüllü kategorisini belirlemek sürecin olmazsa olmazı, zira bu belirsizlikler epey zihinsel ve yönetsel karmaşaya neden oluyor.

Bu yüzden gönüllü yönetimine, örgütümüzde “gönüllü kimdir?” sorusuna cevap vererek başlamak doğru olur. Bu soruya nasıl cevap verdiğimiz rolleri ayırabilmemizi, bu rollerle ilişki kurma biçimimizi, farklı rollerden beklentilerimizi yönetebilmemizi de sağlar.

Mesela bu soruya “örgütte ücret almayan herkes gönüllüdür” diye cevap verdiğimizde ortalık bir miktar karışıyor. Bu yaklaşımla bazı örgütlerin yönetim kurulu üyeleri veya üyeleri de kendilerini gönüllü olarak tanımlıyorlar. Bu yaklaşım hepten hatalı olmasa da örgütlerdeki çok farklı rol, sorumluluk, görev ve yetkiyi tek bir kümeye koyarak örgütün yönetme becerisini zayıflatıyor. Mesela bir örgütlenmede yönetimde olmak, gönüllülük eksenini aşan bir sorumluluk olduğu kadar, aynı zamanda buradaki kişiler için de prestij kaynağıdır. Elbette örgütlenmenin doğası gereği örgütün insan kaynaklarının kesişen tarafları vardır. Ancak hepsine bir ve aynı kategori gibi baktığımızda orantılı, dengeli, adil bir süreç yürütemez hale geliriz.

Doğru bir yaklaşım için örgütlenme ve üye tabanını genişletme konularıyla, gönüllülerle çalışma pratiklerinin nasıl kesiştiğini ve nerelerde ayrıştığını netleştirmeye ihtiyacımız olabilir. Bugün birlikte çalıştığımız gönüllüler; potansiyel üyelerimiz, potansiyel yönetim kurulu üyelerimiz olabilir ki bu örgütsel sürdürülebilirlik için oldukça iyi bir taktiktir. Ama bu potansiyelin gerçeğe dönüşmesi bile kategorik olarak farklı motivasyonlar ve sorumluluklara işaret eder. Gönüllülerin bu sürece hazırlanması, bunun için desteklenmesi, katılımcı süreçlerin gözetilmesi gerekir. Bu sorumluluk farkı da örgüt içinde yönetsel sorumluluğu olan kişilerle örgütle yeni ilişkilenen kişilerin gönüllü emeğini birbirinden epey ayırır.  

Aktivizm temelli bir örgüt ve bu motivasyona sahip bir gönüllülük sorumluluklar bakımından daha çok kesişir elbette. Ancak öğrenme, tanıma, gelişme motivasyonlu bir gönüllülük sorumluluklar, beklentiler, ihtiyaçlar açısından epeyce ayrışır. Çünkü her gönüllü bir örgütte uzun süre kalmak ve örgütlenmek üzere kapıyı çalmaz. Kısa süreli bir bir gönüllülük motivasyonuna sahip birey ile yönetici sorumluluğunu aynı gönüllülük kesesine koymak oldukça farklı statülere aynı isimle seslenmek anlamına gelir. Oysa aynı ismi vermek işlevi veya konumu aynılaştırmaz. 

Öte yandan yönetici ekibin veya üyelerin motivasyonunun eksikliği (yeterince gönüllü katkı sunmaması) ve üyelerin örgütle bağlarının zayıflaması örgütün vizyonuna, kuruluş amacına, örgüt şemasına, katılımcı süreçlere, üyelerle nasıl bağ ve iletişim kurulduğu gibi pek çok başlıktaki ihtiyaçlara işaret eder. Bu sebeple örgütün yönetici ve üyelerine dair sorunlar gönüllülerle iş birliği kapsamında çözebileceğimiz bir kapsamda değildir. 

Toparlayacak olursak gönüllülerle sürdürülebilir ilişkiler için gönüllülüğü doğru tanımlamak, süreçleri iyi planlamak ve farklı örgütsel ihtiyaçları birbirinden ayırmak gerekiyor. Örgütünüzde gönüllü yönetimi sürecini başlatmak isteyenler Birlikte Kurumsal Destek Programımız kapsamında hazırladığımız gönüllü modülüne ekteki dokümandan ulaşabilir ve adım adım örgütünüzde bu başlığı çalışabilirsiniz.